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会計

会計ソフトの導入

2014年10月7日

会計ソフト導入のメリット

一昔前までは、会計ソフトは高価で
使いにくいものばかりでした。
しかし、最近では、安くて使い勝手の
いいものが販売されていますし、
無料で始められる「freee(フリー)」
のようなクラウド会計ソフトも
登場しています。

 

このような会計ソフトを導入する
ことにより、中小企業でも容易に、
会社内で会計管理できるように
なりました。

 

会計ソフト導入のメリット「業績の把握」

会計ソフトを導入するメリットは、
たくさんあります。
まず第一に、会社の業績をリアル
タイムで把握できることです。

 

手書きの帳簿を作成して毎月の
業績を把握しようとすると、
企業規模にもよりますが、1週間
から1ヶ月くらいの時間がかかり
ます。

 

その点、会計ソフトでは、会計処理
がある程度自動化されていますので、
リアルタイムでの業績把握が可能
です。

会計ソフト導入のメリット「効率化」

会計ソフト導入の次のメリットと
しては、なんと言っても、会計
および税務業務の効率化です。
これまで、会計および税務業務に
費やされてきた人件費や時間を
削減することができ、効率化が
図れるメリットがあります。

 

もちろん、会計ソフトの導入に
よる効率化は、会社規模にもより
ますが、中小企業であっても会計
ソフトの導入による効率化のメリ
ットは十分にあります。

 

会計ソフト導入のメリット「正確性」

会計ソフトを導入することにより
業務の正確性もアップします。

 

手書きであれば必然的に発生する
書き間違いや計算間違いは、会計
ソフトではほとんど無くなりますし、
万が一そのようなことが発生した
としても、後から修正することも
簡単です。

 

会計ソフト導入のメリット「青色申告特別控除」

青色申告を行っている個人事業主
であれば、会計ソフトを導入する
ことにより、複式簿記の要件を
満たすこととなりますので、
青色申告特別控除65万円の
適用を受けることができます。

 

会計ソフト導入によるデメリット

会計ソフトを導入することによる
デメリットは、メリットを考えれ
ば、それほど大きくありません。

 

敢えて挙げるなら、入力した会計
デ-タがPCの故障により消えて
しまったり、消費税率の変更等に
伴って会計ソフトをバージョン
アップするための費用が発生する
点です。

 

しかし、これらの問題は、会計
データのバックアップをきちんと
取ることや、若干の費用を支払う
ことで解決できます。

 

したがって、会計ソフトを導入す
ることのメリットを考えれば、デ
メリットと捉える迄もないと思い
ます。

 

会計ソフトを導入するタイミング

会社設立1年目や会社設立準備中
の方は、設立第1期目から会計
ソフトを導入したほうがいいで
しょう。

 

また、会社設立後、既に決算を
何度か経験されている会社であ
れば、次の事業年度の期首から
会計ソフトを導入するのが一般
的です。

しかし、会社設立後、何回か決算
を経過している会社でも、期の
途中から会計ソフトを導入する
ことは可能です。

 

いずれの段階で会計ソフトを導入
するにしろ、事前にある程度の
準備が必要となります。

 

会計ソフト導入時に注意すべき事項

①会計ソフトの選び方

会計ソフトの導入時には、当然
会計ソフトを購入しなければな
りません。

 

現在では、比較的安価な会計ソフト
から、高価な会計ソフトまで、様々
な会計ソフトが販売されています。

 

会計ソフトを選ぶ際、単に価格
のみで選んでしまうと、後々使い
勝手が悪かったり、税制改正に
対応したバージョンアップに対応
していなかったりと、様々な問題
点が発生してしまう可能性があり
ます。

 

中小企業でよく使用されている
会計ソフトは、
「弥生会計」(発売元:弥生)、
「JDL IBEX出納帳」(発売元:JDL)、
「財務応援」(発売元:EPSON)、
「freee(フリー)」(発売元:freee)
「MFクラウド」(発売元:マネーフォワード)
等です。

 

これらの会計ソフトであれば、
比較的安価で、かつ、消費税率
変更等の税制改正にも確実に対
応してくれます。

 

また、それぞれの発売元会社が、
給与計算ソフトや販売管理ソフ
ト等を発売しているため、それ
ぞれのソフトを連動させること
により、より効率的な会計業務
が可能となります。

②会計ソフトの初期設定

会計ソフトは、パソコンにインスト
ールすればすぐに使えるという訳
ではありません。

 

会計ソフト導入時には、会計ソフト
の各種初期設定が必要となります。

 

具体的には、消費税や勘定科目、
期首残高の設定です。

 

特に勘定科目の設定については、
会計ソフトインストール時には
数百個もの勘定科目が登録されて
いますので、このまま使用すると
勘定科目を探し出すだけで大変な
手間がかかってしまいます。

 

そうすると、会計ソフト導入の
メリットである会計業務の効率化
が十分に達成できないため、この
勘定科目を各会社に適した勘定科目
に整理して、会計業務を効率よく
行えるようにしなければなりません。

 

③会計データのバックアップ

既に、会計ソフト導入のデメリット
のところでも書きましたが、会計
ソフトで入力した会計データは、
パソコン内に保存されているため、
万一パソコンが壊れてしまった場合
に会計データも壊れてしまう可能性
があります。

 

そこで、会計ソフトに入力した
データを何らかの形でパソコン
以外の外部メディアにバックアップ
しておいた方が安全です。

 

この外部メディアは、USBメモリー、
外付けHDD、CD、等何でも構いま
せん。

 

また、税理士事務所と会計データの
やり取りを行っている場合には、
税理士事務所で会計データを保管
しておいてもらうのが良いでしょう。

 

会計ソフトの導入まとめ

このように、会計ソフトの導入は、
会計ソフトの選定と会計ソフト導入
後の運用設定を考慮しながら進めま
しょう。

 

また、会計ソフトの入力は、手書き
で会計帳簿を作成するよりはかなり
簡単ですが、多少は簿記の知識が
必要です。

 

当事務所では、会計ソフトのサポート
と同時に、簿記等の会計知識をサポート
するプログラムもありますので安心
してご相談下さい。

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